Mengirim barang antar pulau membutuhkan persiapan yang lebih matang dibandingkan pengiriman dalam satu kota. Jarak yang jauh, perpindahan moda transportasi, proses bongkar muat, hingga waktu perjalanan membuat kondisi barang perlu diperhatikan sejak awal.
Dengan persiapan yang tepat, risiko barang rusak, tertukar, atau mengalami kendala selama perjalanan dapat diminimalkan. Lalu, apa saja yang perlu diperhatikan sebelum mengirim barang antar pulau?
1. Pilih Jasa Pengiriman yang Sesuai
Langkah pertama adalah memilih jasa pengiriman yang sesuai dengan jenis barang, tujuan, dan kebutuhan Anda.
Untuk barang dalam jumlah besar atau memiliki volume yang cukup tinggi, layanan cargo dapat menjadi pilihan. Jika Anda belum memahami pengertian dan cara kerja cargo, Anda dapat membaca Apa Itu Cargo? Pengertian, Jenis, dan Cara Kerjanya.
Jika pengiriman dilakukan antar pulau, cargo laut juga sering digunakan untuk mengangkut barang dengan jumlah dan volume yang lebih besar.
Sebelum memilih layanan, pastikan Anda mengetahui cakupan wilayah, estimasi waktu pengiriman, ketentuan barang, serta layanan tambahan yang tersedia.
2. Gunakan Packing yang Sesuai dengan Jenis Barang
Packing merupakan salah satu bagian penting dalam pengiriman barang jarak jauh.
Jenis packing sebaiknya disesuaikan dengan karakteristik barang. Barang yang mudah pecah membutuhkan perlindungan berbeda dengan pakaian, furniture, elektronik, atau barang berbahan keras.
Beberapa bahan yang dapat digunakan untuk membantu melindungi barang antara lain:
- Kardus
- Bubble wrap
- Foam atau styrofoam
- Plastik pelindung
- Kayu atau peti untuk barang tertentu
- Stretch film
- Lakban atau perekat yang kuat
Semakin rentan barang terhadap benturan, tekanan, atau kelembapan, semakin penting pula perlindungan tambahan yang digunakan.
3. Pastikan Barang Dikemas dengan Rapat
Setelah menggunakan bahan packing yang sesuai, pastikan kemasan tertutup dengan baik.
Jangan sampai terdapat bagian kemasan yang mudah terbuka selama proses pengangkutan. Gunakan perekat yang cukup kuat dan periksa kembali setiap sisi kemasan sebelum barang diserahkan kepada pihak ekspedisi.
Untuk barang yang terdiri dari beberapa bagian, sebaiknya setiap komponen diamankan agar tidak bergerak bebas di dalam kemasan.
4. Cantumkan Informasi Pengirim dan Penerima
Informasi pengiriman harus ditulis dengan jelas.
Setidaknya cantumkan:
- Nama penerima
- Nomor telepon penerima
- Alamat tujuan
- Nama pengirim
- Nomor telepon pengirim
Untuk barang dengan karakteristik khusus, Anda juga dapat memberikan tanda pada kemasan sesuai kebutuhan, misalnya penanda barang mudah pecah.
Informasi yang jelas membantu proses identifikasi barang dan memudahkan pihak pengiriman maupun penerima ketika melakukan pengecekan.
5. Timbang dan Ukur Barang Sebelum Dikirim
Sebelum meminta estimasi ongkir, sebaiknya ketahui terlebih dahulu berat dan ukuran barang.
Dalam pengiriman cargo, biaya tidak selalu hanya berdasarkan berat aktual. Barang dengan ukuran besar tetapi bobot relatif ringan dapat diperhitungkan berdasarkan volume atau kubikasi sesuai ketentuan layanan.
Karena itu, catat:
Panjang × Lebar × Tinggi
Informasi tersebut dapat membantu pihak ekspedisi memberikan estimasi biaya yang lebih sesuai.
6. Pilih Moda Transportasi Sesuai Kebutuhan
Pengiriman antar pulau dapat menggunakan moda transportasi yang berbeda.
Cargo Laut
Cocok untuk barang dengan jumlah atau volume besar dan pengiriman antarpulau yang tidak terlalu mengejar waktu.
Cargo Udara
Dapat dipertimbangkan apabila waktu pengiriman menjadi salah satu prioritas utama.
Cargo Darat
Digunakan untuk pengiriman melalui jalur darat dan dapat menjadi bagian dari rangkaian distribusi barang menuju atau dari titik keberangkatan.
Tidak ada satu moda yang cocok untuk semua jenis pengiriman. Pilih berdasarkan jenis barang, tujuan, anggaran, dan kebutuhan waktu. Untuk mengetahui perbedaan karakteristik masing-masing moda, Anda juga dapat membaca perbedaan cargo laut dan cargo udara.
7. Pastikan Barang Boleh Dikirim
Tidak semua barang dapat dikirim menggunakan layanan cargo atau ekspedisi.
Sebelum melakukan pengiriman, tanyakan terlebih dahulu mengenai ketentuan barang yang diperbolehkan dan barang yang memiliki pembatasan tertentu.
Hal ini penting agar barang tidak mengalami kendala ketika proses penerimaan atau pengiriman berlangsung.
8. Simpan Bukti Pengiriman
Setelah barang diserahkan kepada pihak ekspedisi, simpan bukti pengiriman atau nomor resi yang diberikan.
Nomor tersebut dapat digunakan untuk mengetahui status pengiriman apabila tersedia fitur tracking.
Selain itu, bukti pengiriman juga penting sebagai referensi apabila Anda perlu melakukan pengecekan terkait barang yang dikirim.
9. Gunakan Asuransi Jika Diperlukan
Untuk barang yang memiliki nilai cukup tinggi, pertimbangkan layanan asuransi apabila tersedia.
Asuransi dapat memberikan perlindungan tambahan sesuai ketentuan dan cakupan yang berlaku. Sebelum memilihnya, pastikan Anda memahami syarat, nilai pertanggungan, serta prosedur pengajuan klaim.
10. Periksa Kondisi Barang Setelah Sampai
Ketika barang sudah diterima, sebaiknya segera periksa kondisi kemasan dan barang di dalamnya.
Pastikan barang sesuai dengan yang dikirim dan tidak terdapat kerusakan yang terlihat. Jika ditemukan masalah, dokumentasikan kondisi barang dan kemasan sebagai bahan untuk proses pengecekan lebih lanjut.
Apa yang Harus Diperhatikan Saat Mengirim Barang ke Pulau yang Jauh?
Untuk pengiriman dengan jarak yang jauh, terutama antar pulau, beberapa hal perlu diperhatikan lebih serius.
Pertama, packing. Barang akan melalui perjalanan yang panjang dan dapat mengalami beberapa proses pemindahan.
Kedua, waktu pengiriman. Jangan hanya memperkirakan berdasarkan jarak. Jadwal keberangkatan, proses distribusi, dan kondisi operasional juga dapat memengaruhi waktu barang tiba.
Ketiga, informasi penerima. Pastikan nomor telepon dan alamat tujuan dapat dihubungi agar proses pengantaran tidak mengalami kendala.
Keempat, jenis layanan. Sesuaikan layanan dengan ukuran, jumlah, dan karakteristik barang yang akan dikirim.